กฎ 80/20 หรือ หลักการพาเรโต (Pareto Principle) ถูกค้นพบโดยนักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาลีชื่อ วิลเฟรโด พาเรโต (Vilfredo Pareto) เป็นแนวคิดที่ระบุว่า ผลลัพธ์ 80% มักจะเกิดขึ้นจากปัจจัยนำเข้าหรือการกระทำเพียง 20% ปัจจุบันกฎนี้ถูกนำมาประยุกต์ในด้านต่าง ๆ ทั้งการงานและการใช้ชีวิตประจำวัน

ในบริบทของงานจัดซื้อ มื่อเรานำเลนส์นี้มาส่องดูข้อมูลการใช้จ่ายขององค์กร เราจะพบความจริงที่น่าตกใจ 2 ข้อ คือ

1. 20% ของซัพพลายเออร์และสินค้า กุมงบประมาณจัดซื้อก้อนใหญ่ถึง 80% ของบริษัท 
2. 80% ของจำนวนใบสั่งซื้อ (PO) และงานเอกสาร กลับถูกใช้ไปกับสินค้าจุกจิกที่มีมูลค่า
    รวมกันไม่ถึง 20% ของงบประมาณ (กลุ่ม Tail Spend หรือสินค้า MRO/วัสดุสิ้นเปลือง)

นั่นหมายความว่า หากฝ่ายจัดซื้อยังคงปฏิบัติกับซัพพลายเออร์ทุกรายและสินค้าทุกชิ้นด้วยมาตรฐานและเวลาที่เท่ากัน ทีมงานกำลังสูญเสียพลังงาน 80% ไปกับเม็ดเงินเพียงแค่ 20% เท่านั้น

แนวทางการประยุกต์ใช้กฎ 80/20 เพื่องานจัดซื้อ

การนำกฎ 80/20 มาใช้ จะช่วยให้องค์กรสามารถจัดหมวดหมู่และเลือกใช้กลยุทธ์ที่เหมาะสมกับสินค้าแต่ละกลุ่มได้อย่างตรงจุด ผ่านกระบวนการวิเคราะห์ที่เรียกว่า ABC Analysis ดังภาพ

ข้อดีของการนำกฎ 80/20 มาใช้

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน:
ช่วยให้ทีมงานจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างชัดเจน ลดการทำงานแบบกระจัดกระจาย
หันมาลงแรงกับสิ่งที่คุ้มค่า

ใช้ทรัพยากรคุ้มค่า:
นำงบประมาณและเวลาไปลงทุนกับสิ่งที่มีโอกาสเติบโตหรือสร้างผลตอบแทนสูงสุด