กระบวนจัดหาที่หลายคนคุ้นเคยคือการขอใบเสนอราคา (Request for Quotation หรือ RFQ) แต่ทั้งนี้ การเลือกผู้จัดจำหน่าย (Supplier) ไม่ได้วัดกันที่ "ราคา" เพียงอย่างเดียวอีกต่อไป แต่คือการบริหารความเสี่ยงและการสร้างพันธมิตรทางธุรกิจที่ยั่งยืน ในบทความนี้ PPSC จะพานักจัดซื้อทุกท่านไปรู้จักเครื่องมือเพิ่มเติมที่จะช่วยให้การทำงานมีความเป็นมืออาชีพและโปร่งใสยิ่งขึ้น

ทำความรู้จัก 3 เครื่องมือหลักของจัดซื้อเชิงรุก

1.RFI (Request for Information)

เป็นขั้นตอนแรกในกระบวนการคัดเลือกผู้จำหน่าย เพื่อรวบรวมข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับความสามารถ สินค้า หรือบริการของผู้ขายที่มีแนวโน้มจะเป็นไปได้ และถือเป็นโอกาสที่ผู้ขายจะได้สำรวจเบื้องต้นว่าคำขอนั้นเหมาะสมกับธุรกิจของตนด้วยหรือไม่ มักเลือกใช้เมื่อต้องการเฟ้นหาผู้ขายรายใหม่ ประเมินความเหมาะสม ลดความเสี่ยงในการจัดซื้อ เป็นต้น
จุดเด่น : ลดความเสี่ยงในการคัดเลือกผู้ขายตั้งแต่แรก

2. RFP (Request for Proposal)
มักใช้ในโครงการที่ซับซ้อน ใช้งบประมาณเยอะ และต้องการเวลาในการดำเนินงาน อาจเป็นการมองหาโซลูชั่นใหม่ โดยกระบวนการมีความใกล้เคียงกับ RFI แต่ลงรายละเอียดเชิงลึกเกี่ยวกับงบประมาณที่ใช้ และทรัพยากรที่ต้องการ
จุดเด่น : ช่วยให้บริษัทเห็นภาพรวมของความคุ้มค่า (Value for Money) มากกว่าราคาต่อหน่วย

3. RFQ (Request fo Quotation)
เป็นขั้นตอนเพื่อเปรียบเทียบราคาและคัดเลือกผู้จำหน่ายสุดท้าย ซึ่งอาจผ่านขั้นตอน RFI หรือ RFP มาก่อนหรือไม่ก็ได้ แต่โดยทั่วไปแล้ว RFQ จะใช้เมื่อการซื้อสินค้าหรือบริการนั้นไม่ได้มีความเป็นกลยุทธ์ แต่จะได้ผลดีเมื่อบริษัทรู้ชัดเจนอยู่แล้วว่าต้องการอะไร
จุดเด่น : สร้างความโปร่งใสและตรวจสอบได้ในการจัดซื้อจัดจ้าง

ประเด็นสำคัญ